Customer Service & Operations Coordinator

• Functie: Customer Service & Operations Coordinator
• Sector: Mobiliteit & Personenvervoer
• Localisatie: Neder-Over-Heembeek

Klaar voor een centrale rol in het hart van de Belgische mobiliteit? Als Customer Service & Operations Coordinator ben jij de onmisbare schakel tussen strategische klanten (zoals de NMBS), onze planningsafdeling, het operationele controlecentrum en een netwerk van (onder)aannemers. Je beheert transportopdrachten van A tot Z: van de initiële haalbaarheidsstudie tot de operationele live-opvolging en de finale facturatie.

Jouw takenpakket:

• Klantbeheer & administratie: Transportaanvragen analyseren, vooraf aftoetsen bij de planning en het volledige verkoopproces opvolgen (offertes, orderbevestigingen, CRM-registratie en facturatiegegevens).
• Operationele opvolging & dispatch: Ritten afstemmen met interne en externe transporteurs, rittenbladen bezorgen, last-minute wijzigingen beheren en klanten tijdig informeren over bussen en chauffeurs.
• Incidentbeheer & proactiviteit: Snel en doortastend reageren bij onvoorziene situaties of incidenten, escalaties opvangen en direct passende alternatieven bieden.
• Naverkoop & facturatiecontrole: Uitgevoerde ritten registreren in klantportalen, rittenbladen en rijuren nakijken, afwijkingen verwerken en inkomende/uitgaande facturen controleren.
• Kwaliteitsbewaking: Kwaliteit en stiptheid van transporteurs monitoren en corrigerende maatregelen voorstellen om een hoog serviceniveau te garanderen.

• Opleiding & ervaring: Bachelor (logistiek, communicatie, administratie) of gelijkwaardig door ervaring in een rol van operationele klantendienst, dispatching of transportadministratie.
• Talenkennis: Zeer goede kennis van het Nederlands en Frans (mondeling en schriftelijk, essentieel voor contact met nationale klanten en vervoerders).
• Vaardigheden: Stressbestendig, sterk in prioriteiten stellen, punctueel in administratie en communicatief vaardig.
• Veiligheidsbewustzijn: Je onderschrijft het strikte alcohol- en drugsbeleid met nultolerantie op de werkvloer (conform CAO nr. 100).