Erfaren administratör till ledningsgrupp hos myndighet i Stockholm

Är du den som ser till att möten blir bokade, protokoll skrivna och åtgärdspunkter faktiskt följs upp? GreenGrit söker nu en erfaren administratör till ett långt konsultuppdrag hos en myndighet i Sundbyberg. Du blir ledningsgruppens och chefernas administrativa stöd på en avdelning som driver stora tekniska projekt, och du ingår samtidigt i ett team av administratörer på divisionen som stöttar varandra och delar kunskap.

Det här kommer du att arbeta med

Du stödjer avdelningens chefer i det dagliga administrativa arbetet, bland annat med:

• Mötes- och konferensbokningar samt planering av möten och workshops
• Att skriva underlag och kommunikationsmaterial
• On-, off- och changeboarding av medarbetare
• Beställningar av olika slag, till exempel catering, kontorsmaterial och IT
• Att administrera och strukturera Sharepoint-ytor
• Viss fakturahantering
• Som stöd till ledningsgruppen planerar du möten med agendor och bokningar, skriver mötesprotokoll, följer upp åtgärdspunkter och håller avdelningens årshjul för återkommande aktiviteter uppdaterat.
• Vem söker vi?

Du är en van administratör som trivs nära chefer och beslut. För att vara aktuell behöver du uppfylla följande:

• Examen från yrkeshögskola eller högskola/universitet, till exempel inom IT, kommunikation eller administration
• Minst 5 års erfarenhet av kvalificerade administrativa arbetsuppgifter såsom mötes- och konferensbokningar, beslutsunderlag och informationsmaterial, planering av agendor och workshops, fakturahantering och beställningar
• Minst 5 års erfarenhet av att arbeta i MS Office, med Excel, Word, PowerPoint och Outlook
• Minst 3 års erfarenhet av att dokumentera styrgruppsmöten eller liknande beslutande forum
• Minst 3 års erfarenhet som administrativt stöd åt chefer
• Du uttrycker dig flytande, tydligt och professionellt på svenska i tal och skrift, eftersom du skriver protokoll, beslutsunderlag och kommunikationsmaterial på svenska åt ledningsgruppen
• Som person är du serviceinriktad, ödmjuk och har lätt för att skapa förtroende. Du tar egna initiativ, samarbetar bra och anpassar dig efter arbetsbelastningen, samtidigt som du arbetar självständigt och målinriktat. Du är utåtriktad och tydlig i din kommunikation och har en naturlig fallenhet för administration.
• Det är meriterande om du har minst 3 års erfarenhet från offentlig verksamhet, statlig eller kommunal, och om du har arbetat minst ett år inom energibranschen.
• Praktisk information
• Plats: Stockholm, med möjlighet till distansarbete upp till 50 procent av arbetstiden enligt överenskommelse med uppdragsgivaren. Inrikes resor förekommer 1 till 2 gånger per år.
• Omfattning: Heltid
• Säkerhetsprövning: uppdraget kräver säkerhetsprövning med registerkontroll innan start
• Upplägg: konsultuppdrag via GreenGrit, du anställs hos oss och arbetar hos uppdragsgivaren
• Om GreenGrit
• GreenGrit är ett konsult- och rekryteringsföretag med fokus på el, energi och tekniska roller inom industrin. Hos oss får du en tillsvidareanställning med konkurrenskraftig lön och samma kontaktperson hela vägen, från första samtalet till att uppdraget är igång. Passar inte just det här uppdraget ligger du kvar hos oss inför nästa.