Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Vorausschauende Sparringspartnerin mit Macher-Drive

Du denkst nicht nur mit, sondern voraus – und vor allem handelst du eigeninitiativ? Du hast keine Lust auf stummes Termineschieben oder reines Protokollieren, sondern willst als rechte Hand der Geschäftsführung Prozesse aktiv umgestalten, Strukturen aufbauen und unser Unternehmen mit echtem Macher-Drive spürbar nach vorne bringen? Dann bist du bei uns genau richtig!

Wir sind ein dynamisches Unternehmen aus Schenefeld mit echter Hingabe für die Welt der Pflanzen. Unsere Mission: Wir bringen grüne Inspiration und hochwertige Produkte direkt in das Zuhause unserer Kundschaft – und zwar rein digital. Um unser starkes Wachstum strategisch und operativ abzusichern, suchen wir Dich: Eine unternehmerisch denkende Executive Assistant (m/w/d) mit ausgeprägter Macher-Mentalität, extrem strukturierter Arbeitsweise, richtiger Lust auf Veränderung und fester Präsenz bei uns vor Ort in Schenefeld (Kreis Steinburg).

Aufgaben

Diese Rolle ist bei uns weit mehr als eine klassische Assistenz. Du bist strategische Sparringspartnerin, administrative Drehscheibe und selbstständige Umsetzerin in Personalunion. Du wartest nicht auf Arbeitsaufträge, sondern siehst selbst, wo es klemmt, und räumst Hürden eigenverantwortlich aus dem Weg.

Was du bei uns konkret bewegst:

• Selbstständige Termin- & Prioritätensteuerung: Du strukturierst den Geschäftsführungsalltag vollkommen eigenverantwortlich, erkennst Engpässe vorausschauend und schaffst gezielt Freiräume für unternehmerische Zukunftsentscheidungen.

• Prozesse optimieren & Veränderung gestalten: Du hinterfragst veraltete Abläufe mutig, packst administrative Prozesse an der Wurzel an und baust geordnete, digitale und skalierbare Strukturen auf.

• Macher-Mentalität in Projekten & Sonderaufgaben: Du übernimmst bereichsübergreifende Projekte und strategische Initiativen, treibst sie mit hoher Umsetzungsstärke eigenständig voran und bringst sie verlässlich bis ins Ziel.

• Meetings vorbereiten & Beschlüsse durchsetzen: Du organisierst strategische Runden, erstellst aussagekräftige Entscheidungsvorlagen, Führst Protokoll und sorgst mit konsequenter Maßnahmenverfolgung dafür, dass aus Beschlüssen echte Ergebnisse werden.

• Souveräne Schnittstellenkommunikation: Du bist die verlässliche Brücke zwischen Geschäftsführung, Abteilungsleitungen und externen Partnern – stets verbindlich, klarsichtig und auf Augenhöhe.

• Sparringspartnerin auf Augenhöhe: Du spiegelst Ideen, bringst eigene Impulse ein und berätst die Geschäftsführung proaktiv bei operativen und organisatorischen Fragen.

Der Gedanke dahinter: Nicht nur zuarbeiten, sondern machen – du bist der Beschleuniger an der Seite der Geschäftsführung, der aus strategischen Plänen greifbaren Erfolg entstehen lässt!

Profil

• eine absolute Macher-Mentalität mitbringst und brennst, wenn du Strukturen und Abläufe wirklich verändern und verbessern kannst.

• vollkommen selbstständig arbeitest und Themen eigenverantwortlich von A bis Z anpackst, ohne dass man dich anstupsen muss.

• richtig Bock auf Veränderung hast und dich in einem dynamischen, wachsenden Umfeld erst so richtig wohlfühlst.

• von Natur aus extrem strukturiert vorgehst und selbst in ereignisreichen Phasen stets die Ruhe, Souveränität und den klaren Überblick behältst.

• den ehrgeizigen Antrieb hast, das Unternehmen aktiv nach vorne zu bringen und deinen eigenen Fußabdruck in unserer Organisation zu hinterlassen.

• Verschwiegenheit, Diskretion und Loyalität als absolute Selbstverständlichkeit lebst. Das ist unverzichtbar:

• Nachweisbare Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion (z. B. als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder im Projektmanagement).

• Ausgeprägte Umsetzungsstärke, Eigeninitiative und die Fähigkeit, komplexe Themen selbstständig und strukturiert zum Erfolg zu führen.

• Wohnort in der Nähe bzw. die Bereitschaft zur regelmäßigen Präsenz an unserem Standort in 25560 Schenefeld (kein rein digitales Homeoffice-Profil).

• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungskompetenz sowie ein feines Gespür für unternehmerische Zusammenhänge.

• Klarheit, Wertschätzung und Verbindlichkeit in der Kommunikation.

• Sichere Anwendung von Google Workspace oder MS Office sowie Offenheit für digitale Projekt-Tools und KI-gestützte Büro-Anwendungen. Das wäre das Tüpfelchen auf dem i:

• Erfahrung im E-Commerce-Umfeld oder in wachstumsstarken Mittelstandsunternehmen.

Wir bieten

• Eine echte Vertrauensrolle mit Gestaltungsspielraum: Bei uns verstauben deine Ideen nicht – du arbeitest auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung und kannst Prozesse direkt vor Ort umgestalten.

• Zukunftssicherer Arbeitsplatz: Ein starkes, grünes E-Commerce-Unternehmen in einer zukunftssicheren Branche.

• Sicherheit & Perspektive: Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit Raum für deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung.

• Moderne Benefits: Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, individuelles Weiterbildungsbudget sowie attraktive Mitarbeiterrabatte.

• Ein tolles Betriebsklima: Kurze Wege, flache Hierarchien, schnelle Entscheidungen und ein Miteinander, bei dem Eigeninitiative belohnt wird.

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