Office Manager_in

1 Office Manager_in

Bewerbungsfrist: 15.10.2026

Verwendungsgruppe: IIb

Brutto Jahresgehalt (Vollzeit): € 36.681,40

Dienstbeginn: Dezember 2026

Wochenstunden: 20 h/W

Anstellungsdauer: Vorerst befristet mit Option auf Dauerstelle

Befristung: 1 Jahr

Ihre Aufgaben

* Koordination und Unterstützung von studentischen Mitarbeiter:innen

* Administrative Unterstützung bei der Budgetplanung sowie Verwaltung von Globalbudget, Drittmittelprojekten und Restmittelsammlern

* Bestellung von Büromaterial, Abwicklung von Refundierungen und Gastvortragsabrechnungen

* Vorbereitung von Ausschreibungen, Verwaltung von Zeitaufzeichnungen und umfassende Betreuung von Gästen und externen Lehrbeauftragten

* Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen in diverse Verwaltungsaufgaben (Urlaubsantrag, Krankmeldung, etc.)

* Administrative Unterstützung bei Personalangelegenheiten im Rahmen von Projektanträgen sowie bei der Organisation und Verwaltung von Lehrveranstaltungen

* Verwaltung des Inventars, Organisation und Protokollierung von Sitzungen, Betreuung der Homepage sowie Abwicklung des Postverkehrs

* Entscheidungsvorbereitung für die Leitung der Subeinheit (Recherchieren und Aufbereiten von Entscheidungsgrundlagen)

* Organisation und Koordination von Veranstaltungen und Exkursionen, sowohl intern als auch extern

* Ansprechperson für Parteienverkehr und Studierendenanfragen sowie administrative Unterstützung im wissenschaftlichen Bereich (z. B. Kontrolle von Zitierregeln, Layout, Korrekturlesen, Literaturrecherche)

Ihr Profil

* Handelsschulabschluss oder äquivalent

* HAK oder AHS Matura (wünschenswert)

* Gute Deutschkenntnisse

* Gute bzw. Verhandlungssichere Englischkenntnisse (wünschenswert)

* Fortgeschrittene Erfahrung im Umgang mit Office-Programmen, insbesondere bei der Erstellung von Textdokumenten (z. B. Word), der Tabellenkalkulation (z. B. Excel) sowie der Nutzung von E-Mail-Anwendungen

* Erfahrung in Verwaltungs- oder Organisationsarbeit (wünschenswert)

* Bereitschaft und Fähigkeit, aktiv zu einem positiven und inklusiven Teamklima in einer vielfältigen Arbeitsumgebung beizutragen

* Eigeninitiative und Selbstorganisation sowie Problemlösungskompetenz

* Kommunikative Fähigkeiten

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 36.681,40. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Wir bieten

Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.

Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.

Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI.

Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.

Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Das Institut für Finance hat ein starkes Profil in Lehre und Forschung. In der Lehre wird auf Bachelor-, Master- und PhD-Level die gesamte Breite des Fachbereichs, von Unternehmensfinanzierung über Finanzinstitute bis hin zu Kapitalmärkten abgedeckt.

Kontakt

Silvia Gersin I [email protected] I +43 316 380-7300

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Link: https://jobs.uni-graz.at/de/jobs/8774ae92-aeb7-4e84-9f2a-a0cb1bd7ed76 Das Mindest...