Secrétaire Département Inspection (m/f)

Secrétaire Département Inspection

Location

Leudelange

Experience Level

Professionnels

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Oui

Votre job en bref

Au sein du Département Inspection, la fonction de Secrétaire contribue au bon déroulement des activités d'expertise Automobile en assurant l'organisation et la planification des interventions, le suivi administratif des dossiers et expertises, ainsi que la coordination des échanges avec les différentes parties prenantes.

Ce qui vous attend

Organisation et planification : 

• • Trier et dispatcher les emails ainsi que les tâches dans le système « BIS » quotidiennement 
• • Organiser et suivre les tournées d'expertises des inspecteurs DAB et Auto 
• • Gérer l'agenda des différentes équipes Auto, DAB et CES
• • Planifier les rendez-vous pour les dossiers « expertise valeur agréée » 

Accueil client et gestion des communications : 

• • Assurer la permanence téléphonique pour les trois équipes Inspection
• • Accueillir les clients au guichet pour des dossiers spécifiques ou en perte totale, appliquer la procédure « cocooning » et suivre les documents correspondants  
• • Faire le relais avec les services transverses, agents, courtiers et intervenants externes pour les missions confiées 

Suivi des missions d'expertise et gestion des dossiers : 

• • Gérer le dispatch des missions d'expertises DAB et Auto 
• • Préparer les dossiers pour la cellule CES 
• • Suivre les missions confiées à des cabinets externes, au niveau national et international 
• • Assurer le suivi et le rapatriement des véhicules pour les dossiers spécifiques 
• • Gérer l'envoi et suivi des clefs pour analyse dans le cadre des missions vol 

Suivi administratif et facturation : 

• • Suivre et relancer les factures et rapports auprès des réparateurs et bureaux d'expertise externes 
• • Relancer les bureaux d'expertise externes pour l'envoi des rapports 
• • Relancer les clients pour obtenir les documents demandés 
• • Relancer et suivre les paiements et documents auprès des épavistes 
• • Gérer le suivi de la gestion de la flotte automobile pour les employés Baloise en collaboration avec le service Ressources Humaines
• D'autres activités et responsabilités s'ajoutant à celles mentionnées ci-dessus peuvent être confiées au titulaire de la fonction.  
• Ce que nous attendons

Niveau d'étude/de formation et expérience(s) pour accéder à la fonction :

• • Diplôme/Formation : titulaire d'un diplôme de niveau Bac en secrétariat, secrétariat de Direction, assistance administrative ou équivalent
• • Expérience(s) requise(s) : 1 à 3 ans d'expérience sur une fonction similaire

Compétences techniques :

• • Maîtrise des outils informatiques notamment le pack office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, OneNote) et Teams  
• • Bonnes qualités rédactionnelles
• • Gestion administrative et gestion d'agendas  
• • Compétences en outils de gestion (ex : ERP)
• • Recyclage régulier « métier » demandé

Compétences comportementales :  

• • Organisation et rigueur  
• • Autonomie, engagement et bon esprit d'équipe  
• • Aisance relationnelle et capacité à mener des conversations difficiles avec diplomatie  
• • Orientation résultat et orientation client  
• • Intégrité et discrétion

Compétences linguistiques :  

• • Français et Anglais courant
• • L'allemand et le luxembourgeois sont considérés comme un atout
• À propos de Baloise
• Nous sommes plus qu'une compagnie d'assurance traditionnelle : nous sommes le partenaire personnel de quiconque veut se sentir tout simplement en sécurité. Outre nos activités financières classiques, nous cherchons à innover et à créer des liens générateurs de valeur avec des partenariats et des start-ups. Nous considérons l'ère numérique comme une opportunité et aspirons à ce que notre offre de demain soit encore plus durable, plus innovante et plus orientée client. Vous voulez y participer ?
• Nous vous donnons la liberté de poursuivre vos idées... Investissez-vous ! Remettez-nous en question ! Continuez à évoluer et à nous faire évoluer !  Tout ceci est possible grâce à notre culture de l'apprentissage et de l'erreur ainsi qu'à une communication d'égal à égal. Parce que ce n'est qu'ensemble que nous pourrons aller de l'avant.